Optimizando a gestão de Impressões em Escritórios compartilhados com o PaperCut

20.05.2024 12:03:37 - By Kapcom

Impressão sem Impressões: Desvendando o Labirinto das Impressões em Coworkings

Em um mundo onde o trabalho remoto e os espaços de coworking estão se tornando cada vez mais comuns. Prevê-se que a indústria de espaços de coworking crescerá rapidamente em Angola, e à medida que aumenta a demanda por um espaço de trabalho flexível, como os populares espaços de coworking WeWork, Regus, Coworker, LaunchPad, também aumentará a necessidade de soluções que atendam às necessidades de conectividade, comunicação e impressão. 


Hoje, a Kapcom Services vai procurar resolver esse pequeno problema nesse labirinto, que pode se tornar uma pedra na gestão de espaços de coworking. Mas primeiro, algumas informações básicas…a necessidade de uma solução de impressão eficiente e segura nunca é tão crítica, que o software PaperCut surge como um aliado poderoso para enfrentar o desafio da gestão de impressões em ambientes compartilhados.


Neste artigo, vamos desvendar alguns desagios, soluções e estudos de caso para ilustrar o impacto do PaperCut em alguns ambientes de impressão complexos.

Desafios da Impressão em Espaços compartilhados:

A impressão em espaços compartilhados apresenta vários desafios únicos. A conectividade entre dispositivos variados, a compatibilidade com diferentes sistemas operacionais e o gerenciamento de drivers de impressora são apenas alguns dos obstáculos que os usuários e administradores enfrentam diariamente. Além disso, o controle de custos e a recuperação de despesas são essenciais para manter a viabilidade financeira desses espaços.

    1. Problemas de conectividade : Às vezes, a impressora pode não estar conectada correctamente à rede, causando erros de impressão. Isso fará com que os espaços de Coworking tenham sempre um TI dedicado para prestar suporte impediato à estas questões.
    2. Compatibilidade do driver : Se os drivers da impressora não estiverem instalados correctamente ou estiverem desatualizados, isso poderá causar problemas de impressão. Sem esquecer que diferentes utilizadores utilizam Sistemas operativos ou dispositivos diferentes.
    3. Controle de custos : Os espaços de coworking costumam ter alto uso da impressora, o que pode resultar em custos elevados de consumíveis e manutenção. E como é que estes custos são alocados a cada cliente de forma justa e transparente???. Caso isso não seja feito de forma transparente, pode causar perda de confiança ou financeira.
    4. Recuperação de custos : A gestão da impressão é essencial nesses ambientes para recuperação de custos. Existem algumas maneiras diferentes de cobrar das pessoas/empresas pela impressão que fazem. Por exemplo, você poderia alocar uma quota por usuário/empresa e agregar a cobrança às taxas mensais, ou configurar mecanismos de pronto pagamento. Se os clientes atingirem o limite, você poderá cobrar pela impressão extra. Com mais de 50 relatórios com um clique, você terá visibilidade total de todas as impressões em seu ambiente de gestão da frota de impressoras.

Soluções oferecidas pelo PaperCut

O PaperCut oferece uma gama de funcionalidades projetadas para superar esses desafios:

  • Impressão Segura e Liberação de Trabalhos: A funcionalidade de liberação segura de impressão do PaperCut garante que os documentos sejam impressos apenas quando o usuário autorizado estiver presente (próximo da impressora), eliminando assim o risco de documentos confidenciais serem deixados na impressora.
  • Gerenciamento de quotas e Políticas de Impressão: Com o PaperCut, é possível implementar quotas de impressão e políticas que incentivam a impressão responsável, ajudando a reduzir o desperdício e os custos.
  • Relatórios Detalhados e Análise de Uso: Os relatórios do PaperCut fornecem análises detalhadas do uso da impressora, permitindo que os administradores tomem decisões informadas sobre como gerenciar melhor os recursos de impressão.
  • Mobility Print - nossa solução BYOD - é um salva-vidas absoluto em um ambiente de coworking. Você pode literalmente imprimir de qualquer dispositivo que levar para o espaço de coworking. Smartphones, tablets, laptops, Chromebooks, você escolhe. 

Seguindo algumas etapas simples, os usuários podem descobrir e imprimir rapidamente em qualquer impressora, sem precisar da ajuda de um técnico. Não é necessário encontrar drivers, não é necessário ingressar em domínios e a melhor parte é que cada usuário terá que verificar quem é antes de poder imprimir - garantindo que toda a impressão seja rastreada e cobrada com precisão, facilitando a geração de relatórios e a recuperação de custos. Muito fácil.

Para usuários que frequentam um espaço de coworking e precisam imprimir em casa e coletar quando estiverem no local, eles podem imprimir remotamente com o recurso Cloud Print. Imprima de fora da rede em dispositivos Windows, Chromebook e Mac. Pressione imprimir quando estiver em casa no seu dispositivo, passe na cafeteria para tomar um café e pegue seu documento quando chegar ao espaço de coworking. Ativação de impressão na nuvem em qualquer lugar.

Exemplo prático

Para ilustrar o impacto do PaperCut, podemos considerar o caso de um espaço de coworking em Luanda, onde a implementação do software resultou em uma redução de 30% nos custos de impressão e uma melhoria significativa na segurança dos documentos impressos.


Um grupo de empresas em Angola, Luanda com diversos escritórios espalhados pela cidade achou que deveria implementar uma solução que permitisse visualizar e gerir todas as impressões de colaboradores e clientes, independentemente de qual dos seus escritórios eles impimissem. Esta empresa acolhe funcionários, clientes e parceiros em todos os seus escritório. É uma empresa inovadora que escolheu o PaperCut como sua solução de gestão de impressões.

Desafios: Esta empresa enfrentava desafios específicos para fornecer serviços de impressão dentro de seus escritório. Eles precisavam de uma solução que fosse hospedada na nuvem, ou que pudesse ser utilizada em todos os seus escritório, acessível a partir de dispositivos móveis, e que permitisse aos usuários accionar suas impressões de qualquer lugar - seja em trânsito, no café ou no espaço de trabalho - e liberar a impressão no local usando um cartão, PIN ou tag NFC.

Solução com PaperCut: O PaperCut MF foi a solução escolhida devido à sua interface simples, que facilita para novos usuários entenderem rapidamente o sistema. A funcionalidade de impressão BYOD (Bring Your Own Device), chamada Mobility Print, permite imprimir de qualquer dispositivo - laptop, smartphone, iPad, tablet e mais. A funcionalidade Secure Print Release (Liberação segura) permitiu que todos utilizadores sentissem-se seguros ao enviar os seus trabalhos de impressão a qualquer momento. A integração do PaperCut MF com o software de facturamento existente na empresa permitiu um controle eficiente dos custos de impressão.

Resultados: A implementação do PaperCut MF resultou em uma operação sem problemas e uma integração perfeita com o sistema de facturamento, proporcionando uma experiência de impressão segura e eficiente para os residentes e usuários dos espaços partilhados.
Conclusão: A gestão eficiente de impressões é vital para o sucesso de qualquer espaço de coworking. Com o PaperCut, os administradores podem garantir uma experiência de impressão segura, econômica e ambientalmente responsável.

Convidamos todos gestores e administradores de espaços Coworking a explorar as soluções que o PaperCut pode oferecer para o seu espaço de coworking. Visite nosso site www.kapcomservices.com para mais informações ou para agendar uma demonstração do software.
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